Vaihda vaivatta sähköpostia

Sähköpostiosoitteen vaihtaminen kuulostaa kovin helpolta. Silti itse toimeen tarttuessa käy pian ilmi, ettei kaikki ole aivan niin yksinkertaista.

Tämä artikkeli käy läpi yksityisen sähköpostiosoitteen vaihtamisen. Käytössä voi olla vaikkapa monimutkainen osoite, jonka tilalle haluttaisiin selkeämpi merkkijono.

Syitä vaihtamiseen voi olla monia muitakin kuin osoitteen epäselvyys. Naimisiin mentyä halutaan ehkä uusi nimi myös sähköpostiosoitteeseen. Ikävuosien kertyessä “[email protected]” ei ehkä vastaa enää sitä, millaisen kuvan haluaa itsestään antaa – tai sitten vanhaan postilaatikkoon tulee vain aivan liikaa roskapostia.

Vaihtamiseen voi olla myös selkeitä tietoturvasyitä. Vanhalla sähköpostiosoitteella on ehkä kirjauduttu monenlaisiin nettipalveluihin, joten se on saattanut joutua vaaralle alttiiksi tietomurroissa, joita suuretkin verkkoyhtiöt ovat kokeneet viime vuosina. Silloin oma osoite on syytä vaihtaa neitseelliseen. Samassa yhteydessä kannattaa toki vaihtaa myös sähköpostin salasana upouuteen.

Joskus sähköpostiosoitteen vaihtamista ei voi enää lykätä. Joskus oma osoite on saatu palveluntarjoajalta, joka lopettaa toimintansa kokonaan. Sähköpostiosoite on kuitenkin nyky-yhteiskunnassa välttämätön.

Kerro muutoksesta koko maailmalle

Sähköpostin vaihtaminen onnistuu kyllä, olipa sen syy mikä tahansa. Ensin tehdään uusi käyttäjätili. Usein se on Gmail-tili, jota suositaan joka puolella maailmaa. Googlen palvelua kun voi kiitellä varsin käyttäjäystävälliseksi. Uuden tilin laatiminen käy vaivatta, ja Google muistuttaa siitäkin, että vanhat viestit voi siirtää uuteen tiliin. Gmailin toiminnoista on apua varsinkin samaa palvelua aiemmin käyttäneille, ja tukea löytyy myös muusta sähköpostiosoitteesta Gmailiin vaihtaville – joski hiukan rajoitetummin.

Viestiarkiston ja yhteystietojen päivittämisen jälkeen uudesta osoitteesta pitää vielä kertoa koko maailmalle. Helppo vaihtoehto on sähköpostin lähettäminen valikoiduille ystäville ja tuttaville, joita pyydetään käyttämään jatkossa uutta osoitetta. Aiemmin itselle sähköpostia lähettäneiden selvittäminen voi olla työlästä varsinkin, jos pitäisi vielä päätellä, keneltä viestejä voisi tulla jatkossakin. Koko yhteystietoluetteloa ei kannata kuitenkaan pommittaa osoitteenmuutostiedolla, joten jonkinmoinen esikarsinta on tarpeen.

Joillekin yrityksille ja viranomaisille on myös syytä kertoa osoitteenmuutoksesta – kuten omalle pankille. Urakkaan kannattaa varata noin tunti aikaa, mieleen tulevat ehkä osoitteenmuutoskortit, joita muuttaessa tavataa lähettää. Digitalisaatio on tehnyt korttien lähettämisestä tarpeetonta, ja on paljon helpompaa kirjautua vaikka verottajan sivuille ilmoittamaan uutta sähköpostiosoitetta.

Kaikki oli selvää, kunnes…

Sähköpostiosoitetta vaihtaessa voi käydä niin, ettei kaikkea tule ottaneeksi itse huomioon. Vanhasta osoitteesta luopuminenkin voi olla työlästä, vaikka ensin kuvittelee, että kuukauden kuluttua sitä ei tarvita mihinkään. Se voi olla kuitenkin liian pikaista.

Pulmia kertyy varsinkin, jos vanha osoite on ollut Gmail-palvelussa. Silloin valtava osa digitaalisesta kanssakäymisestä on sidottu Gmail-osoitteeseen ja Googlen palveluihin ylipäätään. Sähköpostitiliin on ehkä liitettyä gigatavujen verra kuvia, ja niiden siirtämisen toisaalle on vaivalloista.

Saman joutuu sanomaan Google Docs -palveluun tallennetuista asiakirjoista, ja tilanne on vielä kimurantimpi, jos vanhaa sähköpostiosoitetta on käytetty oman älykännykän pääasiallisena käyttäjätilinä. Niinpä kyseistä sähköpostiosoitetta tarvitaan, jos kaikki vanhat sovellukset halutaan siirtää juuri ostettuun uuteen älypuhelimeen. Älypuhelimen pääasiallisen käyttäjätilin vaihtaminen ei siis onnistu sellaisessa tapauksessa ainakaan pikaisesti.

Vanhan sähköpostiosoitteen pitäminen käytössä voi olla lopulta kaikkein helpoin ratkaisu. Kaksilla vankkureilla ajaminen ei toki ole kaikkein kätevin tapa, mutta vaihtoehdot ovat usein vielä huonompia. 

Viimeinen vinkki

Sähköpostiosoitteen vaihdoksesta tulee muistutuksia vielä pitkään, jos entinen osoite jää käyttöön. Sinne saapuneet viestit lähetetään edelleen uuteen osoitteeseen, sillä vaikkapa Netflixillä tai jollakin yhdistyksellä voi olla vielä käytössä vanha osoite. Ajan myötä vanhasta osoitteesta jatkettujen viestien pitäisi vähentyä, kunhan artikkelin ohjeita muistetaan noudattaa.